文件自动化

文件自动化是有助于创建电子文档的系统和工作流程的设计。这些包括基于逻辑的系统，该系统使用预先存在的文本和/或数据的片段来组合新文档。在某些行业中，越来越多地使用此过程来组装法律文件、合同和信函。文件自动化系统还可以用于自动化一组文档中包含的所有条件文本，可变文本和数据。

自动化系统使公司可以xxx程度地减少数据输入，减少花在校对上的时间并减少与人为错误相关的风险。其他好处包括：由于减少了纸张处理、文件加载、存储、分配、邮资/运输、传真、电话、人工和浪费、节省了时间和财务。

基本功能是用基于模板的系统来代替繁琐的手动填写重复文档，在该系统中，用户可以回答软件驱动的面试问题或数据输入屏幕。然后，所收集的信息将填充到文档中以形成良好的初稿。当今更高级的文件自动化系统使用户无需编程即可创建自己的数据和规则（逻辑）。

尽管文件自动化软件主要用于法律，金融服务和风险管理行业，但它可以用于创建基于交易的文档的任何行业。商业抵押文件是如何使用文件自动化软件的一个很好的例子。典型的商业抵押交易可以包括几个文件，包括：

• 期票
• 环境赔偿
• 信托契约
• 抵押
• 保证

其中一些文档可以包含多达80到100页，以及数百个可选的段落和数据元素。文件自动化软件具有根据交易数据自动填写正确的文档变量的功能。另外，某些文件自动化软件具有创建文档套件的能力，该文档套件将所有相关文档封装到一个文件中，从而使更新和协作变得轻松快捷。

更简单易学的简单软件应用程序也可以用于自动准备文档，而不会造成不必要的复杂性。例如，Pathagoras将其自身作为“纯文本，不允许使用字段”文档组装系统。剪贴板管理器允许用户保存常用的文本片段，将它们组织成逻辑组，然后快速访问它们以粘贴到最终文档中。

物流中有许多文件。他们被称为：发票、装箱单 /单/张（舱单）、内容列表、提货单、到货确认表单 / 报表许多类型的（如MSDS、损坏的货物、退货、详细/总结等）、进口 / 出口、交货、提货单（BOL）等，这些文件通常是合约之间收货人和发货人，所以他们是对双方和任何中间很重要的，像第三方物流公司（3PL）和政府。物流、供应链管理和配送中心内的文档处理通常是使用条形码扫描仪，软件和台式激光打印机进行的人工或半自动操作。一些高速文件自动化系统的制造商会自动将激光打印的文件与订单进行比较，然后将随附的钱包 /袋插入或自动应用于运输容器（通常是柔性塑料袋或塑料袋）。瓦楞纸板 /刚性容器）。

许多研究项目已经研究了货运行业中更广泛的文档标准化和自动化。